Výhody a riziká medzinárodných projektov

Máte nápad na projekt, ktorý by ste radi realizovali s partnermi zo zahraničia? Alebo máte ponuku sa zapojiť? Čím sú špecifické medzinárodné projekty? Čítajte ďalej a zistite viac o plusoch aj mínusoch medzinárodných projektov. Vďaka tomuto článku tiež možno zistíte, či sú medzinárodné projekty vhodné pre vás.

Čo je to medzinárodný projekt?

V skratke možno povedať, že sú to tie projekty, na ktorých sa zúčastňujú partneri z minimálne 2 rôznych krajín, alebo/aj tie projekty, ktorých výstupy sa týkajú minimálne 2 krajín. V drvivej väčšine sa teda jedná o partnerské projekty. Ich základné delenie podľa zdroja financovania je nasledovné:

• Cezhraničné: napr. Interreg SK-HU, Interreg SK-CZ a pod.
• Nadnárodné: napr. Interreg Central Europe, Program Dunaj a pod.
• Komunitárne:napr. Erasmus plus, Horizont 2020, Kreatívna Európa, Európa pre občanov

Skôr, ako sa môže žiadateľ zapojiť do medzinárodného projektu, musí nájsť vhodnú výzvu alebo program, ktorý podporuje medzinárodné projekty. Samotné programy majú zväčša svoje webové stránky, kde informujú o aktuálnych grantových výzvach. Tie môžete nájsť aj v databáze Grantexpert.sk, kde sú k dispozícii aktuálne a plánované výzvy zo všemožných zdrojov.

Do partnerského projektu sa môžete zapojiť dvomi spôsobmi. Môžete to spraviť aktívne, čo znamená, že budete sami vyhľadávať a oslovovať potenciálnych partnerov. Zapojiť sa však môžete aj tak, že vás niekto osloví. V tomto prípade hovoríme o pasívnom zapojení. K osloveniu potenciálneho partnera do projektu môže prísť na základe referencií alebo aj cieleným hľadaním. Keďže partneri často hľadajú organizácie alebo inštitúcie v rámci podobne oblasti, je dobré mať informácie o vás zverejnené napríklad na webovej stránke.

Ako funguje partnerstvo v projekte?

Fungovanie partnerstva je založené na tzv. Partnership Agreement, ktoré podpisujú všetci partneri (buď ako celé konzorcium alebo bilaterálne). V rámci medzinárodných projektov rozlišujeme troch kľúčových účastníkov celého procesu:

• donor – poskytuje financovanie projektu
• hlavný partner – zodpovedá za celé riadenie projektu, podpisuje zmluvu s donorom, a partnerské zmluvy s ostatnými partnermi, predkladá správy za projekt
• partner – zodpovedá za svoju časť projektu,  je spoluzodpovedný za celkový úspech projektu.

Počas celého trvania projektu je dôležitá vzájomná komunikácia, dodržiavanie termínov a dodávanie kvalitných výstupov. V prípade, že nastanú problémy, vždy ich treba riešiť včas. Najväčšiu zodpovednosť v celom procese nesie hlavný partner, ktorý by mal jednak kontrolovať samotné výstupu, dbať na dodržiavanie termínov a v prípade potreby vedieť pomôcť ostatným partnerom projektu.

Treba mať na pamäti tiež, že väčšina projektov funguje prostredníctvom refundácie nákladov, na ktoré sa zväčša čaká aj niekoľko mesiacov. V rámci cash flowu by sa teda malo rátať s určitou rezervou v prípade čakania na prefinancovanie nákladov. Dôležitá je komunikácia s donorom, ktorý je často zvedavý či sa všetko dodržuje tak ako má a kontroluje výstupy. S donorom komunikuje vždy iba hlavný partner.

Financovanie projektu a rozpočet

Financovanie projektu môže mať najčastejšie podobu zálohovej platby alebo refundácie. Pri zálohových platbách je presne definované kedy a ako vám bude poskytnutá záloha. Často to býva pomerom 40/40/20, teda na začiatku, v priebehu a na konci celého proces. Pri refundácii treba mať správne naplánovaný cash flow, pretože samotné preplatenie nákladov môže trvať aj niekoľko mesiacov a treba mať dostatočne zabezpečené, aby ste mali z čoho projekt financovať.

Na začiatku je vhodné správnym spôsobom komunikovať sledovanie a dokladovanie financií.  Zmeny v projektoch sú možné a bežné. Po dohode medzi partnermi a odsúhlasení donorom je možné rozpočet upravovať. Ak je však rozpočet odsúhlasený, jeho maximálna výška je finálna. Žiaden donor totiž neposkytuje viac peňazí ako bolo schválené.

Náklady v rámci rozpočtu možno rozdeliť následovne:

• Personálne náklady – zahŕňajú celkové náklady práce (tzn. superhrubú mzdu zamestnanca) vypočítavajú sa na základe odpracovaných človekodní alebo hodín deklarujú sa „timesheetmi“
• Cestovné náklady – všetky náklady súvisiace s pracovnými cestami v projekte. Je potrebné si dať pozor, aby boli cesty najlepšie plánované (na plánované projektové mítingy), odôvodnené a aby existoval dôkaz o účasti na stretnutí (fotodokumentácia, prezenčná listina a pod.)
• Externé náklady – na tieto náklady sa viažu pravidlá verejného obstarávania – podľa VO v krajine, v ktorej sa nakupuje výdavky do výšky schválenej v projekte často býva problematickým miestom čerpania rozpočtu
• Nepriame náklady – na základe paušálu (paušálna platba) je to príjem projektu, ktorý môžete minúť na výdavky súvisiace s projektom bez toho, aby ich niekto kontroloval. Dáva sa ako % na základe priamych a vyčerpaných výdavkov. Napr. v projekte máte nárok na nepriame náklady vo výške 15% z personálnych výdavkov (personálne náklady ste vykázali vo výške 10 000 eur, t.j. máte nárok na nepriame náklady vo výške 1 500 eur)

Plusy a mínusy medzinárodných projektov

V čom spočívajú výhody medzinárodných projektov?

• jednoduchšia implementácia ako v štrukturálnych fondoch
• väčšinou zálohové platby = plynulejšie financovanie
• obohacujúca skúsenosť so zahraničnými partnermi
• možnosť návštevy rôznych krajín
• získané skúsenosti s rôznych kultúr, prístupov a komunikácie
• nové partnerské spolupráce a nové projekty
• zaujímavé referencie
• nové prístupy / metodiky je možné preniesť a využívať vo svojej činnosti
• jazykový tréning
• otázka štátnej pomoci je ľahšie riešiteľná

V čom sú najväčšie riziká a mínusy medzinárodných projektov?

• sťažená implementácia v prípade nespolupracujúcich partnerov /  potrebná spolupráca s partnermi
• zvýšené nároky na hlavného partnera a jeho manažérske schopnosti
• väčšinou veľké partnerstvá, s komplikovanejším manažovaním
• náročnejšia komunikácia (väčšie partnerstvo, obmedzená miera fyzických stretnutí)
• jazykové bariéry
• kultúrne rozdiely